Catering Terms & Conditions
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Date d’entrée en vigueur : 2026-05-09
Les présentes Conditions générales régissent tous les services traiteur fournis par Pham’s Bánh Mì (« l’Entreprise », « nous », « notre » ou « nos ») à Montréal et dans les environs.
En confirmant une commande traiteur, le client (« Client ») accepte les modalités suivantes.
1. Réservation et confirmation de commande
1.1 Toutes les commandes traiteur doivent être soumises via notre plateforme de réservation en ligne ou confirmées par écrit par courriel.
1.2 Une commande est considérée comme confirmée uniquement lorsque :
une confirmation écrite a été émise par Pham’s Bánh Mì ; et
le dépôt requis a été reçu.
1.3 Nous nous réservons le droit de refuser toute commande à notre discrétion.
1.4Les dates d’événements sont réservées selon le principe du premier arrivé, premier servi.
2. Dépôts et modalités de paiement
2.1 Un dépôt non remboursable de 50 % du montant total de la facture est requis afin de confirmer la réservation.
2.2 Le solde restant doit être payé au plus tard 5 jours ouvrables avant la date de l’événement.
2.3 Les commandes effectuées à moins de 5 jours ouvrables de l’événement nécessitent un paiement complet à l’avance.
2.4 Le non-paiement avant l’échéance peut entraîner l’annulation de la commande sans remboursement du dépôt.
2.5 Modes de paiement acceptés : VISA, MASTERCARD, AMEX, INTERAC.
3. Commandes minimales
3.1 Des quantités minimales de commande s’appliquent et peuvent varier selon :
le jour de la semaine ;
la saison ;
la distance de livraison ;
le type de service (livraison simple ou événement avec personnel).
3.2 Les minimums applicables seront clairement indiqués dans votre soumission.
4. Modifications de commande
4.1 Toute modification du nombre d’invités ou des quantités doit être soumise par écrit au moins 5 jours ouvrables avant l’événement.
4.2 Les augmentations de quantité pourront être acceptées selon la disponibilité des ingrédients.
4.3 Aucune réduction des quantités confirmées ne sera acceptée à moins de 5 jours de l’événement.
4.4 Des substitutions au menu peuvent être effectuées si certains ingrédients deviennent indisponibles. Des produits équivalents seront alors proposés.
5. Politique d’annulation
5.1 Toute annulation doit être soumise par écrit.
5.2 Frais d’annulation :
Plus de 7 jours avant l’événement : dépôt conservé
Entre 3 et 7 jours avant l’événement : 75 % du montant total de la facture exigible
Moins de 72 heures avant l’événement : 100 % du montant total de la facture exigible
5.Les articles personnalisés ou commandés spécialement ne sont pas remboursables une fois commandés.
6. Informations sur le menu et les produits
6.1 Nos produits bánh mì peuvent contenir ou avoir été en contact avec :
gluten ;
soya ;
sésame ;
arachides ;
œufs ;
sauce de poisson ;
produits laitiers.
6.2 Bien que nous appliquions des normes strictes en matière de sécurité alimentaire, nous ne pouvons garantir un environnement totalement exempt d’allergènes.
6.3 Il est de la responsabilité du Client de communiquer toute restriction alimentaire à ses invités.
6.4 Nous nous réservons le droit d’ajuster certaines recettes ou présentations tout en maintenant l’intégrité des produits.
7. Sécurité alimentaire et conformité
7.1 Pham’s Bánh Mì exerce ses activités conformément aux règlements québécois en matière de salubrité alimentaire en vertu de la Loi sur les produits alimentaires (P-29).
7.2 Tous les aliments sont :
préparés dans un environnement sanitaire ;
conservés à des températures réglementées ;
transportés selon des procédures alimentaires sécuritaires.
7.3 Au moment de la livraison, le Client devient responsable :
de l’entreposage adéquat ;
du maintien des températures sécuritaires ;
de la consommation dans des délais appropriés.
7.4 Les aliments doivent :
être consommés dans un délai maximal de 2 heures s’ils demeurent à température ambiante ; ou
être réfrigérés immédiatement s’ils ne sont pas servis.
7.5 Nous déclinons toute responsabilité liée à la sécurité alimentaire après la livraison et l’acceptation de la commande.
8. Politique de livraison
8.1 Les frais de livraison sont calculés selon :
la distance depuis notre cuisine ;
l’accessibilité ;
les conditions de stationnement ;
l’horaire de l’événement.
8.2 Le Client doit assurer :
l’exactitude de l’adresse de livraison ;
un accès sécuritaire et accessible ;
la présence d’une personne pour recevoir la commande.
8.3 Un temps d’attente dépassant 15 minutes peut entraîner des frais supplémentaires.
8.4 Si la livraison ne peut être effectuée en raison d’informations inexactes ou de conditions jugées non sécuritaires, la commande sera considérée comme exécutée et non remboursable.
9. Service sur place et personnel
9.1 Les services de personnel sont offerts sur demande et facturés séparément.
9.2 Le Client s’engage à fournir :
des conditions de travail sécuritaires ;
un accès à des toilettes (pour les événements de plus de 4 heures) ;
un espace adéquat pour l’installation.
9.3 Les heures supplémentaires seront facturées à l’heure.
9.4 L’Entreprise se réserve le droit de retirer son personnel d’un environnement jugé dangereux.
10. Équipement et location
10.1 Si des plateaux, plats ou équipements sont fournis :
les articles doivent être retournés propres dans un délai de 48 heures ;
tout article endommagé ou manquant sera facturé au coût de remplacement.
10.2 Les emballages écologiques jetables sont inclus, sauf indication contraire.
11. Commandes corporatives et récurrentes
11.1 Les clients corporatifs peuvent conclure des ententes de service traiteur récurrentes.
11.2 Des modalités de paiement personnalisées peuvent être convenues par écrit.
11.3 Des frais administratifs peuvent être appliqués en cas de retard de paiement.
12. Tarification et ajustements du marché
12.1 Les soumissions sont valides pour une période de 7 jours, sauf indication contraire.
12.2 Le coût des ingrédients peut varier selon les fluctuations du marché.
12.3 Les réservations confirmées sont protégées au tarif convenu une fois le dépôt reçu.
13. Photographie et marketing
13.1 Nous nous réservons le droit de photographier les installations traiteur à des fins promotionnelles.
13.2 Les clients peuvent refuser cette utilisation en soumettant une demande écrite avant l’événement.
14. Force majeure
Pham’s Bánh Mì ne pourra être tenu responsable d’un défaut d’exécution causé par des circonstances hors de son contrôle raisonnable, incluant notamment :
intempéries sévères ;
pannes de courant ;
perturbations de transport ;
restrictions gouvernementales ;
interruptions de la chaîne d’approvisionnement.
Dans de tels cas, des efforts raisonnables seront déployés afin de reporter l’événement.
15. Limitation de responsabilité
15.1 Notre responsabilité est limitée au montant total payé pour le service traiteur.
15.2 Nous ne sommes pas responsables :
des dommages indirects ;
des pertes de revenus ;
des réactions allergiques non divulguées ;
d’une mauvaise manipulation des aliments après la livraison.
16. Loi applicable
Les présentes Conditions générales sont régies par les lois applicables du Québec, Canada.
Tout litige sera soumis à la compétence des tribunaux du Québec.
EN
Effective Date: 2026-05-09
These Terms & Conditions govern all catering services provided by Pham’s Bánh Mì (“the Company,” “we,” “our,” or “us”) within Montréal and surrounding areas.
By confirming a catering order, the client (“Client”) agrees to the following terms.
1. Booking & Order Confirmation
1.1 All catering orders must be submitted through our online booking platform or confirmed in writing via email.
1.2 An order is considered confirmed only when:
A written confirmation has been issued by Pham’s Bánh Mì; and
The required deposit has been received.
1.3 We reserve the right to decline any order at our discretion.
1.4 Event dates are secured strictly on a first-come, first-served basis.
2. Deposits & Payment Terms
2.1 A non-refundable deposit of 50% of the total invoice is required to secure the booking.
2.2 The remaining balance must be paid no later than 5 business days prior to the event date.
2.3 Orders placed within 5 business days of the event require full payment upfront.
2.4 Failure to complete payment by the deadline may result in cancellation of the order without refund of deposit.
2.5 Accepted payment methods: VISA, MASTERCARD, AMEX, INTERAC.
3. Minimum Orders
3.1 Minimum order quantities apply and may vary depending on:
Day of the week
Seasonality
Delivery distance
Type of service (drop-off vs staffed event)
3.2 Minimums will be clearly stated in your quote.
4. Changes to Orders
4.1 Adjustments to guest count or quantities must be submitted in writing at least 5 business days prior to the event.
4.2 Increases may be accommodated depending on ingredient availability.
4.3 Reductions in confirmed quantities within 5 days of the event are not permitted.
4.4 Menu substitutions may occur if ingredients become unavailable. Equivalent substitutions will be provided.
5. Cancellation Policy
5.1 All cancellations must be submitted in writing.
5.2 Cancellation fees:
More than 7 days prior: Deposit retained
3–7 days prior: 75% of total invoice due
Less than 72 hours prior: 100% of total invoice due
5.3 Custom or special-order items are non-refundable once ordered.
6. Menu & Product Information
6.1 Our Bánh Mì products may contain or come into contact with:
Gluten
Soy
Sesame
Peanuts
Eggs
Fish sauce
Dairy
6.2 While we take food safety seriously, we cannot guarantee a completely allergen-free environment.
6.3 It is the Client’s responsibility to communicate dietary restrictions to guests.
6.4 We reserve the right to adjust recipes or presentation while maintaining product integrity.
7. Food Safety & Compliance
7.1 Pham’s Bánh Mì operates in accordance with Québec food safety regulations under the Loi sur les produits alimentaires (P-29) P-29.
7.2 All food is:
Prepared in a sanitary environment
Stored at regulated temperatures
Transported using appropriate food-safe procedures
7.3 Upon delivery, the Client assumes responsibility for:
Proper storage
Maintaining safe serving temperatures
Timely consumption
7.4 Food must be:
Consumed within 2 hours if kept at room temperature; or
Refrigerated immediately if not served
7.5 We are not liable for food safety once the order has been delivered and accepted.
8. Delivery Policy
8.1 Delivery fees are calculated based on:
Distance from our kitchen
Accessibility
Parking conditions
Event timing
8.2 The Client must ensure:
Accurate delivery address
Safe and accessible entry
Someone present to receive the order
8.3 Waiting time exceeding 15 minutes may incur additional fees.
8.4 If delivery cannot be completed due to inaccurate information or unsafe conditions, the order will be considered fulfilled and non-refundable.
9. On-Site Service & Staffing
9.1 Staffing services are available upon request and billed separately.
9.2 The Client agrees to provide:
Safe working conditions
Access to washrooms (for events exceeding 4 hours)
Adequate space for setup
9.3 Overtime will be billed hourly.
9.4 The Company reserves the right to withdraw staff from unsafe environments.
10. Equipment & Rentals
10.1 If trays, platters, or equipment are provided:
Items must be returned clean within 48 hours
Damaged or missing items will be billed at replacement cost
10.2 Disposable eco-friendly packaging is included unless otherwise specified.
11. Corporate & Recurring Orders
11.1 Corporate clients may establish recurring catering agreements.
11.2 Custom payment terms may apply upon written agreement.
11.3 Late payments may incur administrative fees.
12. Pricing & Market Adjustments
12.1 Quotes are valid for 7 days unless otherwise specified.
12.2 Ingredient costs are subject to market fluctuations.
12.3 Confirmed bookings are protected at the agreed rate once deposit is received.
13. Photography & Marketing
13.1 We reserve the right to photograph catering setups for promotional use.
13.2 Clients may opt out by submitting a written request prior to the event.
14. Force Majeure
Pham’s Bánh Mì shall not be liable for failure to perform due to circumstances beyond reasonable control, including but not limited to:
Severe weather
Power outages
Transportation disruptions
Government restrictions
Supply chain interruptions
In such cases, reasonable efforts will be made to reschedule.
15. Limitation of Liability
15.1 Our liability is limited to the total amount paid for the catering service.
15.2 We are not responsible for:
Indirect damages
Loss of revenue
Guest reactions to allergens not disclosed
Improper food handling after delivery
16. Governing Law
These Terms & Conditions are governed by the laws of Québec, Canada.
Any disputes shall be subject to the jurisdiction of the courts of Québec.